345 209 – tyle firm powstało w Polsce w ubiegłym roku. Każdego dnia powstają nowe. Na popularności zyskują też e-sklepy. Pod koniec 2013 na polskim rynku działało ich około 20 tysięcy. Ale czy każda osoba prowadząca sklep internetowy musi zakładać firmę? Ile obecnie kosztuje prowadzenie działalności gospodarczej oraz zarejestrowanie e-sklepu jako firmy?

Kiedy trzeba założyć firmę

Według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej prowadzenie sprzedaży „w sposób zorganizowany i ciągły” obliguje podatnika do zarejestrowania firmy. Choć osobną kwestią jest, co należy rozumieć jako „zorganizowany” i „ciągły”, to w przypadku sklepu internetowego nie ma wątpliwości, że ma on charakter ciągły, zorganizowany i jest nastawiony na zysk. Wymaga więc zarejestrowania działalności.

Zarejestrowanie firmy - jakie opłaty?

Rejestracja firmy nie wymaga opłat – wpis do CEIDG jest darmowy. Od 2015 roku darmowa jest również rejestracja do VAT, która wcześniej kosztowała 170 zł. Nowi przedsiębiorcy mają także możliwość skorzystania z niższych, tzw. „preferencyjnych” składek ZUS przez pierwsze pełne 24 miesiące prowadzenia działalności.

Koszty prowadzenia działalności

Koszty działalności dzielimy na 2 rodzaje: opłaty administracyjno-skarbowe oraz bieżące koszty prowadzenia firmy.Do opłat administracyjno-skarbowych można zaliczyć opłaty rejestracyjne (typu rejestracja samochodu - 200-300 zł), podatki (np. podatek od nieruchomości - po zgłoszeniu lokalu do celów prowadzenia działalności gospodarczej wzrasta podatek od nieruchomości dla tej części, która służy celom firmowym; maksymalnie do 23,13 zł za mkw.), opłaty notarialne, sądowe oraz za udzielenie pełnomocnictwa/prokury.Bieżące koszty prowadzenia działalności to koszty związane z funkcjonowaniem biura/lokalu (pieczątka, materiały i urządzenia biurowe, czynsz, strona internetowa, komputer, raty leasingu, opłaty za media, internet, telefon, oprogramowanie), ubezpieczenie (samochodu, lokalu, działalności), księgowość oraz pracownicy. Koszt całkowity, jaki ponosi pracodawca przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem równym minimalnej – obecnie 1.750,00 zł brutto – wynosi 2.112,96 zł. W niektórych przypadkach koszty te mogą być niższe. Pracodawca nie musi na przykład opłacać składki na FGŚP za zatrudnionych członków rodziny, tj. małżonka, dzieci, rodziców, rodzeństwa, wnuków, dziadków, zięciów, synowych, bratowych, szwagierek i szwagrów oraz osób wykonujących pracę zarobkową w gospodarstwie domowym. Poza wynagrodzeniem brutto i składkami ZUS kosztem dla pracodawcy są np. szkolenia bhp, odzież robocza i badania okresowe.Do kosztów prowadzenia działalności zalicza się także bieżąca eksploatacja pojazdów. Samochody można użytkować w firmie na 3 sposoby:

1. środek trwały, gdzie oprócz wydatków eksploatacyjnych (tj. paliwo, płyny, części czy naprawy) kosztem będzie także amortyzacja,
2. pojazd w leasingu, gdzie w ciężar kosztów będą zaliczane raty leasingowe, w tym duża opłata wstępna, oraz bieżące wydatki na utrzymanie pojazdu,
3. samochód prywatny używany do celów służbowych, gdzie kosztem będą wydatki rozliczone na podstawie uzupełnionego przebiegu kilometrów, przejechanych w ramach działalności.

Bieżące koszty to także ZUS. Osoby, które nie prowadziły działalności gospodarczej w przeciągu ostatnich 60 miesięcy i nie będą świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy (umowa o pracę w tym samym zakresie, co działalność), mogą skorzystać z tzw. „małego ZUS-u”. ZUS preferencyjny dotyczy składek społecznych i przysługuje przedsiębiorcom przez okres pierwszych pełnych 24 miesięcy. W 2015 roku wynosi 434,02 zł (kwota bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) zł i 446,88 zł (kwota z dobrowolnym ubezpieczeniem społecznym). Duży ZUS to odpowiednio koszt 1 037,17 zł  i 1095,37 zł.Warto pamiętać, że prowadzenie sklepu internetowego wiąże się też z kosztami zwrotu towarów, reklamacji i zniszczeń, a także z kosztami związanymi z formami płatności (prowizje).

Przykładowe zestawienie kosztów prowadzenia sklepu internetowego

W zestawieniu ujęto ceny brutto, w zaokrągleniu do pełnych kwot.

• czynsz za wynajem biura: 700 zł /mc
• meble biurowe: 2000 zł
• materiały biurowe: 40 zł /mc
• komputery: 3200 zł
• samochód: 8 200 zł
• ubezpieczenie lokalu, samochodu i towarów: 70 zł /mc
• usługi prawnicze (np. regulamin sklepu): 120 zł
• strona internetowa w shoplo: 60 zł /mc
• księgowość w ifirma: 46 zł /mc
• zakup towarów: 2 000 zł /mc
• abonament telefoniczny: 36 zł /mc
• internet: 62 zł /mc
• media: 185 zł /mc
• koszt zatrudnienia pracownika (na podstawie umowy o pracę, z minimalnym wynagrodzeniem): 2 113 zł /mc
• marketing: 400 zł /mc
• aukcje internetowe: 60 zł /mc
• reklamacje: 69 zł /mc
• ZUS: od 434,02 zł (mały ZUS bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) do 1095,37 (duży ZUS z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) zł /mc

Koszty miesięczne dla sklepu internetowego mogą wynosić od 2 000 zł do 7 000 zł, w zależności od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się na wynajem biura i zatrudnienie pracownika. Do tego mogą dojść jeszcze koszty początkowe, np. zakup sprzętu i samochodu, o łącznej wartości 13 tysięcy złotych. Na szczęście wydatki firmowe można wrzucać w koszty - od opłat za sprzęt, media czy stronę internetową aż po usługi księgowe i korzystanie z firmowego samochodu. Dzięki temu firma może zapłacić niższy podatek dochodowy. Warto jednak pamiętać, że do kosztów prowadzenia firmy można wpisać jedynie te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i dodatkowo są udokumentowane fakturą lub rachunkiem.Artykuł powstał we współpracy z IFIRMA - księgowość, faktury, CRM. Internetowo, mobilnie, wygodnie.