Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z różnymi wydatkami. Miesięczne koszty utrzymania biznesu mogą wynosić od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, w zależności od ilości pracowników, wysokości czynszu za biuro, ilości zamawianego towaru i tym podobnych. Na szczęście większość z nich można ująć jako koszt, dzięki czemu firma ma możliwość obniżenia wysokości podatku dochodowego. Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych?

‍

Koszty prowadzenia działalności

Koszty prowadzenia działalności to inaczej koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (albo zabezpieczenia) źródła przychodów. Przykładem kosztu może być wydatek na zakup telefonu komórkowego – uzasadnieniem takiego wydatku jest chęć pozyskania nowych klientów i kontakt z nimi.

Aby dany wydatek można było traktować jako koszt, koniecznie musi być udokumentowany fakturą lub rachunkiem. Trzeba także pamiętać, że koszty podlegają interpretacji urzędników i nie wszyscy przedsiębiorcy mogą wliczyć w koszty wydatki na zakup komputera czy mebli biurowych. Do kosztów prowadzenia firmy można wpisać jedynie takie wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca musi udowodnić, że dany wydatek służy wyłącznie prowadzeniu działalności. Niedopuszczalne jest kupienie komputera na firmę i wstawienie go do pokoju dziecka.

Dodatkowo, aby dany wydatek mógł być wprowadzony do kosztów, nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Jakie wydatki można ująć jako koszt?

Najczęściej wpisywanymi wydatkami w większości sklepów internetowych są wydatki na zakup towarów handlowych, opakowań i materiałów, a także wydatki na ubezpieczenie towarów i na opłaty za usługi kurierskie oraz transportowe.

Biuro i mieszkanie

Wynajmując biuro lub magazyn pod sklep internetowy przedsiębiorca może wliczyć w koszty opłaty za czynsz i za media. Zarejestrowanie firmy w mieszkaniu również daje możliwość wliczenia wydatków, ale tylko w takiej części, w jakiej lokal jest przeznaczony na cele działalności. Innymi słowy, jeśli na cele prowadzenia firmy przedsiębiorca przeznaczy 20% powierzchni mieszkania, to do kosztów będzie mógł wpisać 20% wydatków związanych z np. czynszem. Warto jednak wiedzieć, że prowadzenie firmy w domu wiąże się niestety ze wzrostem podatku od nieruchomości – ale tylko dla tej części, która służy celom firmowym. Prowadząc działalność w mieszkaniu przedsiębiorca może dodatkowo wliczyć do kosztów wydatki na remont, który poniósł w celu dostosowania części lokalu do prowadzenia działalności. Może także wpisać wydatki na czynsz i media, ale wówczas konieczne są dwa dokumenty: faktura (np. za prąd) dla całego mieszkania, a także dodatkowy dokument (dowód wewnętrzny), w którym określi się koszt dla firmy. Dodatkowo przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności wydatki na abonament telefoniczny. Jeśli jednak używa telefonu prywatnego w celach służbowych, to konieczne będzie wyszczególnienie na billingu połączeń, które były wykonywane w ramach prowadzenia sklepu internetowego.

Sprzęty i oprogramowanie

Istnieje możliwość wpisania w koszty wydatków na zakup mebli biurowych, środków czystości i sprzętu biurowego. Poza zakupem sprzętu (np. telefonu, komputera i akcesoriów, tabletu, drukarki, skanera, tonerów, papieru czy aparatu fotograficznego) do kosztów można wliczyć także wydatki na zakup systemów operacyjnych, programów i licencji (np. pakietu Office, usług Creative Cloud, licencji WinRAR, abonamentu na Fotolii lub w Shoplo.com).

Transport

Do wydatków związanych z transportem, które można wpisać w koszty prowadzenia działalności, należą: zakup pojazdu (samochodu, motocykla, skutera, roweru), zakup części, a także paliwa i płynów eksploatacyjnych, serwis i naprawy, koszty leasingowe, zakup biletów MPK, PKP, autobusowych i samolotowych.

Pracownicy

Co ciekawe, do kosztów działalności można wpisać również wydatki związane z umowami dla pracowników – wynagrodzenie brutto i składki ZUS. Dotyczy to wszystkich typów umów, od umów od pracę po umowy cywilnoprawne.

Oprócz kosztów takich jak wynagrodzenie i ZUS, pracodawca ponosi dodatkowo koszty związane z badaniami lekarskimi wstępnymi czy okresowymi pracownika na umowie o pracę, a także z jego ewentualnymi kursami i szkoleniami.

Przedsiębiorca może także ująć w kosztach wydatki na catering, tj. napoje (herbatę, kawę, wodę, napoje) i drobny poczęstunek, a także wydatki przeznaczone na organizację imprez integracyjnych oraz zapewnienie pracownikom niezbędnych narzędzi do pracy i odzieży (np. ochronnej).

Marketing i wizerunek

Wydatki przeznaczone na stronę internetową (np. domenę, hosting, szablon czy pozycjonowanie) mogą stanowić koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Podobnie jest z wydatkami na wizytówki i reklamy (AdWords, Facebook, bannery, ulotki, spoty radiowe oraz gadżety), a także na wizerunek (zamówienie logo albo wynajęcie agencji do prowadzenia działań w mediach społecznościowych).

Wizerunku i reklamy nie należy jednak mylić z reprezentacją. Niektórych wydatków (takich jak zakup garnituru czy obrazu lub pióra, których ceny przekraczają zwyczajowo przyjęte granice) nie można ująć w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Przepisy nie pozwalają bowiem na uznanie za koszt podatkowy wydatków na reprezentację ­ a w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów i alkoholu (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).

Inne koszty

W koszty prowadzenia działalności gospodarczej można także wpisać:- księgowość (np. abonament w ifirma.pl),- prowizje i opłaty na rachunku bankowym,- prowizje pobierane przez PayPala,- różnice kursowe (np. w przypadku sprzedaży za granicą, a także zakupów z zagranicy).

Istnieje możliwość ujęcia w kosztach wydatków poniesionych na czesne za studia – pod warunkiem jednak, że kierunek studiów jest powiązany z prowadzoną działalnością, a firmę założono przed rozpoczęciem studiów.

Jak księgować koszty?

Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wpisuje się w książkę przychodów i rozchodów, w kolumnach przeznaczonych do ewidencjonowania wydatków (kolumny 10­14):

Księgowanie kosztów w KPiR na przykładzie ifirma.pl

Uwaga na wartość księgowanych kosztów – w przypadku sprzętów, których wartość przekracza 1500 zł, konieczne jest dodatkowe ujęcie ich w rejestrze wyposażenia. Sprzęt o wartości powyżej 3500 zł podlega natomiast amortyzacji i należy go wpisać do ewidencji środków trwałych (odpis amortyzacyjny jest kosztem).

Artykuł powstał we współpracy z IFIRMA - księgowość, faktury, CRM. Internetowo, mobilnie, wygodnie.

‍